一、“五常管理法”的基礎(chǔ)概念
五常法源于五個日本字(Seiri意為整理,Seiton意為整頓，Seiso意為清掃,Seiketsu意為清潔,Shitsuke意為修養(yǎng)),全部是“S”帶頭的字，所以它也稱為5-S。1994年香港人何廣明教授始創(chuàng)的概念--五常法。何廣明教授在日本研究優(yōu)秀企業(yè)的時候，發(fā)現(xiàn)5-S在其中所起的巨大作用。1994年，他整理出了基于5-S的優(yōu)質(zhì)管理方法，那就是五常法，即“常組織”、“常整頓”、“常清潔”、“常規(guī)范”、“常自律”，它是一個由內(nèi)向外，由人到物、由軟件到硬件、由理論到實踐、由制度到流程、由考評到自省的完整的管理體系。
五常法是用來維持品質(zhì)環(huán)境的一種有效技術(shù)，是一種能協(xié)助企業(yè)建立持續(xù)改善文化及良好品質(zhì)環(huán)境的技術(shù)，是一種低成本管理方法；能有效幫助企業(yè)資源增值、開源節(jié)流，更能改善企業(yè)產(chǎn)品及服務(wù)的安全（S）、衛(wèi)生（H）、品質(zhì)（Q）、效率（P）、形象（I）及競爭力；不單可改善工作環(huán)境，更可改善人的思考過程、令人養(yǎng)成良好的自律性。
五常管理法的中、英名詞和內(nèi)容
英文 中文 內(nèi)容
Structurise 常組織 拋掉不需要東西或回倉和制度工作計劃表等
Systematise 常整頓 所有東西都有名和家、30秒內(nèi)就可找到
Sanitise 常清潔 個人清潔責(zé)任的劃分及認同和環(huán)境整潔等
Standardise 常規(guī)范 安全、衛(wèi)生、服務(wù)、菜品標準、設(shè)備操作等
Self-discipline 常自律 履行個人職責(zé) (包括優(yōu)良環(huán)境、問責(zé)、守時和遵守專業(yè)守則工作等)
1、常組織
常組織的涵義是 : 判斷出完成工作所必需的物品并把它與非必需的物品分開 ; 將必需品的數(shù)量降低到最低程度并把它放在一個方便的地方。
在以往的年代，土地貧脊，貨物的供應(yīng)自然不夠充分。即使是最小的物品，人們也會將它保留。因為人們覺得扔掉它是一種浪費。然而今天貨物的供應(yīng)充足、服務(wù)及信息多采多姿。把這些物品進行挑揀分類幾乎變成了一種藝術(shù)。單以信息來說，現(xiàn)在已有一種叫做信息管理的全新職業(yè)。該種職業(yè)的工作范圍只負責(zé)把信息進行挑揀和分類，然后再進行組織。保存物品和扔掉物品同樣重要。最重要的是要知道哪些物品該扔掉，哪些物品應(yīng)該保存，以及怎樣恰當?shù)乇４嬉员銓砗苋菀拙湍苷业健?/p>
分層管理
常組織的藝術(shù)就是分層管理。分層管理包括先判斷物品的重要性再減少不必要的積壓物品。這就是「KISS」 原則 (Keep It Short Ａnd Simple) 。同時，分層管理還可確保必要的物品就在手頭從而獲得最高的工作效率。所以，良好分層管理的關(guān)鍵就是有能力判斷物品的使用頻率及有能力確保把物品放在恰當?shù)牡胤健Q定哪些物品你確實不需要而將之放在遠處與決定哪些物品你確實需要它們放在身邊同等重要。
對常組織活動的總結(jié)見圖
使用程度 必需的程度（使用頻率） 保存方法（分層管理）
低 1. 過去一年都沒有使用的物品 拋掉或回倉
2. 在過去的七至十二個月中，使用過的物品 把它保存在比較遠的地方
中 3. 在過去一至六個月中，使用過的物品 把它保存在工作區(qū)域的中間部份
高 4. 每天至每月都要使用過的物品 把它保存在工作現(xiàn)場附近
5. 每小時都要使用的物品 隨身攜帶
2、常整頓
常整頓是研究提高效率方面的學(xué)科，旨在研究你多快就可以取得物品，以及要多久才可以把它儲好。任意決定物品的存放并不會使你的工作速度加快。相反，你必須思考分析為什么拿出物品和把它儲放好需要這么久。對人們經(jīng)常使用的物品和很少使用的物品都必須作這方面的思考。你必須設(shè)計一套人人都能理解的系統(tǒng)。達到常整頓有四個步驟: 分析現(xiàn)狀、物品分類、儲存方法、切實執(zhí)行
3、常清潔
「每人都應(yīng)該清潔地方」 － 常清潔應(yīng)該由整個機構(gòu)所有成員，上至執(zhí)行董事，下至清潔工，一起來完成。如果在新年來臨之前，你做完每年一次的歲末大清掃，你頭腦中也會有一種新鮮、清潔的感覺。
甚至有些公司已經(jīng)采取措施逐步在工作區(qū)、休息區(qū)建立了小花園，因為衛(wèi)生區(qū)域的范圍已經(jīng)超出了辦公室而擴充到了周圍環(huán)境。常清潔的格言如下:
我不會使物品變臟
我不會隨地倒水
我不會隨地亂掉物品
我會馬上清理物品
我會把掉下來的標示再貼上
4、常規(guī)范
常規(guī)范就是連續(xù)地、反復(fù)不斷地堅持常組織、常整頓和常清潔活動。確切而言，常規(guī)范活動還包括利用創(chuàng)意和，「全面視覺管理法」 從而獲得和堅持規(guī)范化的條件從而提高辦事效率。
視覺管理
最近，視覺管理作為一種有效的持續(xù)改進手段而格外注目。視覺管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)、質(zhì)量、安全以及對顧客服務(wù)上。色彩形象的管理近來也引起了人們極大的關(guān)注。色彩形象的管理不僅僅是創(chuàng)造出一些顏色代號，而且是為了創(chuàng)造出一個輕松愉快的工作環(huán)境。現(xiàn)在，越來越多的人之所以喜歡白色和淺顏色的衣服，是因為這些衣服可以馬上顯示出落在其上面的物。這也就是說，這些衣服可以充當顯示環(huán)境清潔程度的指針和突出要進行清潔工作的必要。視覺管理其中一個有效方法就是張貼合適的標簽。
5、常自律
常自律就是向每一個人灌輸按照規(guī)定方式做事的能力。此處所強調(diào)的是創(chuàng)造一個具有良好習(xí)慣的工作場所。教導(dǎo)每個人做事的方式并讓他們付諸實踐，那么我們就可以拋棄壞的習(xí)慣而養(yǎng)成良好的習(xí)慣。此過程有助于人們養(yǎng)成制定和遵守規(guī)章制度的習(xí)慣。
遵守紀律是促成順暢生活的基本工具。
常自律比紀律更重要而且要求更高，如果某人是迫于遵守某種紀律而做某事的話，那么下一次他未必會自動做同一樣的事；然而，自律則能保證日常工作的連續(xù)性。
二、“五常管理法”的分析
（一） 常組織
1、分層管理
①將物品分類，決定「需要」及「不需要」的物品
②將同類文件和用品歸一集中存放及處理
③應(yīng)用單一便是最好的原則
④減省無謂的消耗
2、區(qū)別「需要」(Need) 與「想要」(Want)
①「需要」乃客觀上要保留 ; 「想要」乃主觀上想保留
②設(shè)定準則，將常用的物品放在容易取到的地方
③把不常用的物品分類
3、單一便是最好 (One is Best)
①一天工作計劃表和排序
②一套文具 /工具/一頁紙的表格
③一小時會議
④一站顧客服務(wù)
⑤一個文件或物料集中存放 (包括電腦Server檔案)
（二）常整頓
1、分析現(xiàn)狀
①通常 30秒內(nèi)找不到用品的原因
②不知存放在哪里
③重復(fù)往返、附件不全
④很難取出、需要修理
2、 物品分類
①決定物品屬于那一類
②將同類物品放在一起
③使用相同顏色的標簽
④列明物品的名稱及數(shù)量
3、儲存方法
①有名有家 : 每件物品都有一個名稱和一個存放地點
②容易辨認 : 有箭頭標示，有燈光引路
③常用物品要容易拿到
④安全儲存 : 重物放在底層
⑤高度考慮 : 最方便的高度是由肩膀到膝蓋
4、切實執(zhí)行 ( 貫徹儲存原則 )
①將工作范圍劃分區(qū)域
②訂明每個分區(qū)位置的負責(zé)人
③保持物品最低儲存水平
④訂立先進先出的安排
⑤標明誰人正在使用借出物品及何時會歸還
（三）常清潔
1、責(zé)任劃分
①整理自己的工作地點
②清潔自己工作地方
③保持地方整潔是每個員工的責(zé)任
2、處理小問題
①水管滴水 / 油漆剝落
②設(shè)備積塵
③電線松落及物品藏污
3、使清潔和檢查更容易
①清掃隱蔽地方
②將物品離地放置
③經(jīng)常清洗過濾網(wǎng)
（四）常規(guī)范
1、視覺管理
①張貼明顯的標簽
②用不同顏色表明物品的種類及名稱
③設(shè)立不同部門的標志及顏色標準
④使用安全標記以提醒安全問題
⑤采用位置標記以標明物品存放的地方及方向
2、增加透明度
①除去不必要的柜門或棌用玻璃門
②使物品的擺放方式更容易看透
③用相片標示柜內(nèi)物品擺放方式
④將電掣加上開關(guān)標記，指示電源的開關(guān)
（五）常自律
1、以身作則
①管理層身體力行，指導(dǎo)及實踐五常
②履行個人職責(zé)，遵守專業(yè)守則工作
2、團隊精神
①互相合作，互相提示
②多作鼓勵，加強正面訊息
3、持之以恒
